आपका पद चाहे जो भी हो, तीन काम बार-बार सामने आते हैं: लंबी रिपोर्ट पढ़ना जिसे कोई नहीं पढ़ना चाहता, स्प्रेडशीट के बिखरे कॉलम ठीक करना, और मुश्किल सहकर्मियों या ग्राहकों को नपे-तुले ईमेल लिखना। यह पाठ दिखाता है कि इन कामों को एआई को कैसे सौंपें और परिणाम को कैसे जांचें।
सबसे आम गलती जो लोग करते हैं
एआई से बिना यह बताए 'सार निकालो' कहना कि इसे कौन पढ़ेगा और उसे क्या फैसला लेना है।
“सीएसआर रिपोर्टिंग पर सरकार के इस 45 पन्नों के सर्कुलर का सार निकाल कर दो।”
“यह सर्कुलर सीएसआर नियमों में बदलाव का ब्योरा देता है। कंपनियों को नियमों का पालन करना चाहिए और उचित रिकॉर्ड रखना चाहिए...”
यह कैसे काम करता है: सहायक का एक पन्ने का नोट
एक व्यस्त अधिकारी के अच्छे सहायक की तरह सोचें। जब 200 पन्नों की नीति आती है, तो वह किताब नहीं लिखता। वह एक नोट देता है: 'पैरा 4 हमारी दो फैक्ट्रियों पर लागू होता है। फॉर्म जमा करने की अंतिम तारीख पैरा 6 में है। देरी का जुर्माना पैरा 9 में है।' हर बात का सीधा संदर्भ दस्तावेज में होता है।
दफ्तर की तीन कार्यप्रणालियाँ
1. तीन सवालों का सार
एआई से केवल तीन बातें पूछें: यह नियम किस पर लागू है, अंतिम तारीख क्या है, और चूकने पर क्या परिणाम होगा। हर जवाब का पैराग्राफ नंबर मांगें।
2. बिखरे कॉलम अलग करना
जैसे 'फ्लैट 402, रॉयल पाम्स, एमजी रोड के पास, पुणे 411001' को 5 कॉलम में बांटना: मकान, सड़क, क्षेत्र, शहर और पिनकोड।
3. विनम्र पर दृढ़ इनकार
सप्ताहांत पर बिना भुगतान के अतिरिक्त काम करने या अनुबंध से बाहर के काम के लिए ऐसा ईमेल लिखना जो लहजे में सौम्य हो पर सीमा स्पष्ट रखे।
दफ्तर के सुरक्षित नियम
यहाँ एक आधिकारिक दस्तावेज दिया गया है जिस पर हमें निर्णय लेना है: """ [सर्कुलर, नीति या रिपोर्ट का टेक्स्ट यहाँ पेस्ट करें] """ हमारी प्रबंधन टीम के लिए एक संक्षिप्त ब्रीफ तैयार करें। केवल इस दस्तावेज में लिखी बातों का उपयोग करें। बाहर से कोई नियम, तारीख या जुर्माना न जोड़ें। इन चार शीर्षकों का उपयोग करें: 1. यह किस पर लागू होता है: दस्तावेज के शब्दों में एक वाक्य। 2. समय सीमाएं: हर तारीख और उस दिन तक क्या करना जरूरी है, संबंधित पैराग्राफ नंबर सहित। 3. हमारे रोजमर्रा के काम में क्या बदलेगा: परिचालन स्तर पर आने वाले बदलाव। 4. चूक होने पर क्या होगा: दस्तावेज में लिखा हुआ सटीक जुर्माना या कानूनी परिणाम, पैराग्राफ नंबर सहित। यदि दस्तावेज में कोई बिंदु स्पष्ट न हो, तो उस शीर्षक के नीचे लिखें [जांचें: दस्तावेज में उल्लेख नहीं है]। अनुमान न लगाएं। कोई लंबी भूमिका न लिखें। छोटे और सीधे वाक्य रखें। अंत में यह पंक्ति जोड़ें: "कार्रवाई करने से पहले हमारे अनुपालन अधिकारी या सीए से पूरे दस्तावेज की पुष्टि करवाएं।"
यह प्रॉम्प्ट नेतृत्व टीम को केवल वही जानकारी देता है जिस पर फैसला लेना है, हर तथ्य का संदर्भ देता है, और अंतिम जांच इंसान के हाथ में रखता है।
एआई को अपने मन से जुर्माना समझाने देने के बजाय दस्तावेज से पैराग्राफ नंबर सहित कोट करवाना क्यों जरूरी है?
उत्तर देखें
क्योंकि एआई खाली जगह भरने के लिए ऐसा जुर्माना लिख सकता है जो सुनने में सही लगे पर असली सर्कुलर में न हो। पैराग्राफ नंबर होने पर आपका सीए या अधिकारी एक मिनट में मूल नियम की पुष्टि कर सकता है।